Quản lý văn bản là bài toán làm tiếp tục và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Để làm xuất sắc được việc cai quản văn bản, các văn phiên bản này cần được phân một số loại và tổ chức sắp xếp một giải pháp khoa học, ngăn nắp, theo đồ vật tự, để dễ dàng lưu trữ, search kiếm, bên cạnh đó tránh được những rủi ro khủng hoảng mất đuối thiếu sót văn phiên bản của solo vị.

I. KHÁI NIỆM, TỪ NGỮ VÀ NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ VĂN BẢN

1. Khái niệm, trường đoản cú ngữ

Quản lý văn phiên bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo phép tắc và trình tự nhất định.

a) Văn bạn dạng đi: Là toàn bộ các nhiều loại văn bản, bao gồm văn bạn dạng quy phạm pháp luật, văn bản hành thiết yếu và văn bản chuyên ngành (kể cả bạn dạng sao văn bản, văn bạn dạng nội cỗ và văn phiên bản mật) bởi cơ quan, tổ chức triển khai phát hành.

b) Văn bản đến: Là toàn bộ các các loại văn bản, bao gồm văn bạn dạng quy phi pháp luật, văn bạn dạng hành chủ yếu và văn bản chuyên ngành (kể cả bạn dạng Fax, văn bản được chuyển hẳn sang mạng, văn bạn dạng mật) với đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. học kế toán tổng hòa hợp ở đâu

c) Đăng ký văn bản: Là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn phiên bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên các loại và trích yếu ớt nội dung; khu vực nhận với những thông tin khác vào sổ đk văn bản hoặc đại lý dữ liệu thống trị văn bản trên trang bị vi tính để cai quản và tra search văn bản.

d) Văn thư cơ quan: Là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện những nhiệm vụ công tác làm việc văn thư của cơ quan, tổ chức theo pháp luật của pháp luật.

đ) Văn thư 1-1 vị: Là cá thể trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được bạn đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số trong những nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, làm chủ hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào tàng trữ cơ quan.

*

2. Nguyên tắc làm chủ văn bản

a) tất cả văn bản đi, văn phiên bản đến của cơ quan, tổ chức triển khai phải được làm chủ tập trung trên Văn thư phòng ban (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bạn dạng được đk riêng theo phương pháp của pháp luật. đầy đủ văn phiên bản đến không được đăng ký tại Văn thư, những đơn vị, cá thể không có trách nhiệm giải quyết.

b) Văn phiên bản đi, văn phiên bản đến ở trong ngày nào cần được đăng ký, desgin họặc bàn giao trong ngày, chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến bao gồm đóng dấu chỉ những mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hứa giờ), “Thượng khẩn” cùng “Khẩn” (sau trên đây gọi bình thường là văn bạn dạng khẩn) yêu cầu được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau thời điểm nhận được. Văn bạn dạng khẩn đi cần được xong xuôi thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau thời điểm văn phiên bản được ký.

c) Văn bản, tài liệu có nội dung mang kín nhà nước (sau đây điện thoại tư vấn tắt là văn bản mật) được đăng ký, làm chủ theo qui định của lao lý hiện hành về đảm bảo bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông bốn này.

d) Văn bản, hồ nước sơ, tài liệu cần được lưu lại giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, vui sướng và áp dụng đúng mục đích trong quy trình tiếp nhận, đưa giao, giải quyết và xử lý công việc.

(còn tiếp)

Trung trung khu Lê Ánh HR giới thiệu: Quy trình làm chủ văn bạn dạng đến

Nếu bạn phải trang bị thêm nghiệp vụ hành chính, nhân sự, cai quản văn bản, chúng ta có thể tìm hiểu thêm các khóa huấn luyện hành thiết yếu nhân sự trên trung trọng điểm Lê Ánh HR: Khoá học tập chính nhân sự chăm nghiệp